1. Amaç ve ilkeler
Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlar için; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde saklanır. Süresiz veya “ileride gerekebilir” gerekçesiyle saklama yapılmaz.
2. Sürelerin belirlenmesi
Saklama süresi her veri kategorisi için; işleme amacı, sözleşme ilişkisi, kanuni yükümlülük, zamanaşımı/uyuşmazlık ihtiyacı, güvenlik gereksinimi ve ilgili kişinin makul beklentileri dikkate alınarak belirlenir. Birden fazla süre uygulanıyorsa hukuken gerekli olan süre esas alınır; amaç sona erdiğinde erişim sınırlandırılır.
3. Başlıca kayıt grupları
- Üyelik ve hesap kayıtları: hesap aktifken ve kapanış sonrası zorunlu hukuki süre boyunca.
- Sipariş, ödeme doğrulama ve sözleşme kayıtları: tüketici, muhasebe ve uyuşmazlık yükümlülüklerinin gerektirdiği süre boyunca.
- Destek ve şikâyet kayıtları: talebin çözümü ve olası hakların korunması için gerekli süre boyunca.
- Güvenlik ve erişim kayıtları: olay tespiti, sistem güvenliği ve yasal talepler için riskle orantılı süre boyunca.
- Ticari ileti onay/ret kayıtları: onayın yönetimi ve yasal ispat yükümlülüğü süresince.
- Çerez tercihi: kullanıcı değiştirene veya tarayıcı verisini silene kadar cihazda.
4. İmha yöntemleri
Saklama gerekçesi sona eren veriler, sistemin niteliğine göre geri getirilemeyecek biçimde silinir veya yok edilir; istatistiksel değer korunacaksa kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonim hâle getirilir. Kişisel veri silme/yok etme/anonimleştirme işlemlerine ilişkin kayıtlar, ilgili yönetmelik uyarınca en az üç yıl saklanır.
5. Yedekler ve erişim
Yedeklerdeki veriler aktif sistemden ayrı erişim kontrolleriyle korunur. İmha zamanı gelen veri, yedeklerin olağan döngüsünde üzerine yazılır veya geri yükleme halinde tekrar silme sürecine alınır. Erişim yalnızca görevi gereği yetkili kişilerle sınırlandırılır ve gerektiğinde kayıt altına alınır.
6. Periyodik gözden geçirme
Veri envanteri, saklama gerekçeleri ve teknik sistemler düzenli olarak gözden geçirilir. Hukuki yükümlülük veya sistem değişikliğinde süreler ve yöntemler güncellenir. Resmî makamca muhafaza talebi veya devam eden uyuşmazlık varsa ilgili kayıtlar yalnızca bu amaçla sınırlı olarak daha uzun tutulabilir.
7. İlgili kişi talepleri
Silme, düzeltme veya bilgi talepleri KVKK Aydınlatma Metni'ndeki yöntemle iletilebilir. Talep; kimlik, hukuki saklama zorunluluğu ve üçüncü kişilerin hakları gözetilerek değerlendirilir, sonucu gerekçeli biçimde bildirilir.